Das Programm als Dachdecker Software für euren Betrieb? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Das Programm

Wir haben die synatos GmbH über ihre Dachdecker Software Das Programm ausgefragt.

Die Antworten der synatos GmbH sind in orange markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Dachdecker Software in 3 Sätzen.

Das Programm ist eine all-in-one Software-Lösung. Mit ihr kannst du mit deinem Team einfach, schnell und günstig Büro- und Planungsaufgaben erledigen. Du digitalisierst dein Geschäft mit einem smarten Werkzeug, das dir hilft, unternehmerische Entscheidungen besser zu treffen und beim Kunden professioneller aufzutreten.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

k.A.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

k.A.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Webbasierte Cloudsoftware

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja, es gibt eine gesonderte App für Smartphone und Tablet, verfügbar im Android und Apple Store.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Es können so viele Leute wie gewünscht gleichzeitig arbeiten. Jeder, der im programm arbeiten soll, braucht eine Lizenz. In der Lizenz sind immer sowohl die Browser Variante als auch die App verfügbar.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

iOS Mindestanforderung:
Gerät: iPhone 11
iOS-Version: 16.0
RAM: 4 GB
CPU: 2,65 GHz
iOS empfohlen:
Gerät: iPhone 13
iOS-Version: 16.0
RAM: 4 GB
CPU: 3,24 GHz
Android Mindestanforderung:
Android Version: 12
RAM: 8 GB
CPU: 2,84 GHz
Beispiel Gerät: Galaxy S21 FE 5G
Android empfohlen:
Gerät: Galaxy S21
Android Version: 12.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Für die App ja, oben beschriebene Funktionen sind nutzbar, Daten werden in dem Moment natürlich nicht synchronisiert. Tap-to-pay nicht offline verfügbar.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

In unregelmäßigen Abständen, automatisch.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Dokumente können einfach heruntergeladen werden. Steuerrechtlich relevante Dokumente (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) können über einen Sammel-Export heruntergeladen werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Unsere Server stehen lokal voneinander getrennt in Deutschland. Hierbei wissen nur die Leute, die dort arbeiten, wo die Serverfarmen genau stehen. Sie durchlaufen stündliche Backups. Zusätzlich gibt es Brandschutzanlagen, Videoüberwachung und Zugangskontrollen- wir nehmen die Sicherheit der Daten sehr ernst.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Die Schnittstellen unterstützen beim Import von Angeboten, Leistungen und Materialien. Außerdem werden buchhalterische Schritte über Schnittstellen ermöglicht.

Mails direkt aus dem Programm via SMPT. Und für alles andere gibt es die API.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Dachdecker-Alltag

13. Inwiefern unterstützt die Software bei Kalkulationen?
    • Welche Kalkulationsmöglichkeiten bietet Ihre Software?
    • Können Arbeitszeiten, Materialkosten und Gemeinkosten berücksichtigt werden?
    • Gibt es eine automatische Vor- und Nachkalkulation von Projekten?

Es wird unterschieden in Materialkalkulation, Leistungskalkulation, Mixkalkulation und Stücklistenkalkulation. Gemeinkostenzuschläge sowie Gewinnaufschläge können berücksichtigt werden. Im Auftrag entsteht eine Vorkalkulation auf Basis der darin enthaltenen Positionen. Bei korrekter Zuordnung von Leistungs- und Materialpositionen auf Auftragsebene, entsteht eine saubere Nachkalkulation.

14. Inwiefern unterstützt die Software bei der Angebotserstellung?
    • Wie funktioniert die Erstellung von Angeboten?
    • Gibt es Vorlagen, Varianten-Optionen oder Angebots-Konfiguratoren?
    • Können Angebote direkt digital versendet werden?
    • Umwandlung in Aufträge/Rechnungen?

Im Zuge der Angebotserstellung kann auf Leistungen/Materialien im programm zurückgegriffen werden oder diese via Schnittstellen (GAEB,IDS, Sirados, Leistungen Dach) eingespielt werden. Anschreiben und/oder Anmerkungen können bequem über Textbausteine eingefügt werden. Es gibt Titelvorlagen, die Möglichkeit Angebote zu kopieren sowie Angebotsvorlagen zu nutzen. Angebote können direkt aus dem programm (via SMPT) verschickt werden.

15. Gibt es eine Kalender- bzw. Terminplaner-Funktion und wie ist diese umgesetzt?

Es gibt einen eigenen Bereich Einsatzplanung, wo Projekte, Aufträge, etc. ersichtlich sind. Mitarbeiter können ihre Termine auch auf einem Kalender in der App einsehen.

16. Inwiefern unterstützt die Software beim Zeit- & Projektmanagement?
    • Wie werden Baustellen und Projekte organisiert?
    • Gibt es Projekt-Phasen, Aufgabenlisten, Zeitpläne?
    • Können Aufgaben bestimmten Mitarbeitern zugewiesen werden?

Projekte werden im Projektordner organisiert, hier liegen dann dem Projekt zugehörigen Dokumente (Angebote, Aufträge, Abnahmeprotokolle, Dateien, etc.). Kommuniziert werden kann über den Projektchat. Projektstatus können eigens definiert werden und in der Status-Übersicht überprüft werden. Aufgaben können Mitarbeitern zugewiesen werden.

17. Inwiefern unterstützt die Software beim Material- & Bestandsmanagement?
    • Gibt es eine Lagerverwaltung?
    • Wie werden Materialverbräuche dokumentiert?
    • Können Bestellungen automatisiert oder direkt aus der Software erstellt werden?

Es gibt eine Lagerverwaltung. Außerdem gibt es eine Übersicht über getätigte Lagerbewegungen (bspw. Ausbuchung auf Auftrag). Bestellungen sind nicht möglich.

18. Inwiefern unterstützt die Software bei der Rechnungs-Erstellung & Abrechnung?

• Wie funktioniert die Rechnungsstellung?
• Sind Abschlagsrechnungen, Teilrechnungen, Sammelrechnungen möglich?
• Können Zahlungen verfolgt werden? Gibt es ein Mahnwesen?

Die Rechnungserstellung erfolgt am besten auf Basis des vorangegangenen Angebotes und Auftrags. Auch hier können Anschreiben und/oder Anmerkungen mit Textbausteinen eingefügt werden. Folgende Rechnungstypen sind umsetzbar: Abschlagsrechnungen, kumulierte Teilrechnungen und Rechnungen. Es gibt eine Zahlungsübersicht und ein Mahnwesen.

19. Inwiefern fungiert die Software auch als CRM (Kunden- & Kontaktmanagement)?

• Wie werden Kundendaten verwaltet?
• Können Angebote, Projekte und Rechnungen pro Kunde eingesehen werden?
• Gibt es eine Erinnerungsfunktion (z.  Wartungsintervalle)?
• Können Notizen, Telefonate oder E-Mails dokumentiert werden?

Es gibt einen Reiter, in dem die Kunden liegen. Dort sind einerseits die Stammdaten und andererseits eine Übersicht über auf den Kunden angelegte Dokumente (wie Angebote, Projekte, Rechnungen). Es gibt die Möglichkeit Serientermine einzustellen. Im Kundenordner können diverse Dokumente abgelegt werden, Notizen können über ein Anmerkungsfeld erfolgen.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Dachdecker-spezifischen Funktionen?

• Inwiefern unterstützt die Software bei der Aufmaß-Erstellung?
• Dachflächenberechnung?
• Anbindung an Leistungsverzeichnisse?
• Schnittstellen zu Großhändlern?
• Fuhrpark‑Management?
• Geräte‑ & Werkzeugverwaltung?
• … weitere Dachdecker-spezifische Funktionen?

Es gibt eine Aufmaßfunktion und auch die Möglichkeit eigene Aufmaßtypen (wie bspw. Dachfläche) anzulegen. Ein Aufmaßprotokoll kann dem Kunden zur Verfügung gestellt werden. Eine Abrechnung nach gemessenem Aufmaß ist ebenfalls möglich. Anbindung an LeistungenDACH, ausschreiben.de. Sirados möglich. IDS und DATANORM an Großhändler. Es gibt die Möglichkeit Geräte, Fuhrpark oder Ähnliches als Ressourcen abzubilden und auf Aufträge einzuteilen.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen? (Unterstützung hierbei bzw. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung oder zum Steuerberater?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?

Mitarbeitermanagement mit Berechtigungskontrolle, Zeiterfassung, Urlaubserfassung, Stundenkonten. Excel Export Option zur Weiterverarbeitung in der Lohnbuchhaltung.

Vorbereitende Buchhaltung, inkl. Vorkontierung. E Rechnungen empfangen und schreiben. DATEV Schnittstelle oder sevdesk/lexwareoffice Schnittstelle.

Übersicht der Forderungen und Verbindlichkeiten gesamt und auf Kundenebene/Lieferantenebene.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

22. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Es gibt monatliche Laufzeiten und Jahreslaufzeiten. Bei den Jahreslaufzeiten kann durch Gratismonate gespart werden.

23. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Es gibt eine interne Support-Abteilung, die telefonisch oder per Mail erreichbar ist. Darüber hinaus gibt es eine umfangreiche Support Seite, Support Videos, Webinare und einen FAQ Bereich.

24. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Es gibt eine kostenlosen 14 tägige Testversion, die alle Funktionalitäten der Produktivversion besitzt. Materialien/Leistungen, Kunden und Lieferanten können via csv/Excel Vorlage eingespielt werden. Wir unterstützen gerne bei der Einrichtung mit unseren Einrichtungsservices.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Die einfache, intuitive Bedienung. Cloud-basiert – alle Daten immer dabei. Saubere Aufgabenzuteilung an die Mitarbeiter, jeder sieht das, was zu erledigen ist. Komplette Workflows werden abgedeckt. Vom Aufmaß, über Angebot, Auftrag, Rechnung, Zahlung, alles drin.

26. Schlussplädoyer:
    Für welche Dachdecker-Betriebe (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Die Frage ist so pauschal nicht zu beantworten, wir werden von Einzelunternehmern ebenso genutzt wie von größeren Betrieben. Wenn der Wunsch nach einer intuitiven, cloudbasierten Lösung besteht, die einen guten Fokus auf das mobile Arbeiten liegt und Workflows ganzheitlich abbildet, sind wir ein guter Anlaufpunkt.